המדריך המלא למשתמש
איך להפיק 100% מסוכני ה-AI בארגון.

מערכת סוכני ה-AI של אוקטב היא סביבת עבודה ארגונית מאובטחת, המאפשרת לכל עובד ומנהל להפעיל עוזרי בינה מלאכותית מקצועיים בעברית חיה. הסוכנים אינם רק "צ'אט" – הם מחוברים ישירות לחשבון המשרדי שלכם, מסוגלים לקרוא ולנסח מיילים, לנהל פגישות ביומן, לערוך קובצי Word ואקסל בענן, ולחפש מידע במאגרי הידע של החברה.

בכניסה הראשונה למערכת, גלשו לכתובת הפורטל שנמסרה לכם והתחברו באמצעות כתובת המייל הארגונית:

חיבור הכלים לחשבון המשרדי (חד-פעמי):

כדי שהסוכן יוכל לפעול ב-Outlook או Google Workspace, לחצו על סמל הכלים (גלגל שיניים/ארגז כלים) ואשרו את החיבור המאובטח לחשבון העבודה שלכם:

במערכת מוגדרים מספר סוכנים שכל אחד מהם מותאם לתפקיד ספציפי:

הסוכן יכול לקרוא הודעות נכנסות, לאתר מיילים מספקים ספציפיים, לנסח טיוטות תשובה מדויקות, ואף לשלוח באישורכם.

ניהול יומן משרדי חכם: בדיקת שעות פנויות, זימון פגישות מרובות משתתפים, עדכון שעות וביטולים ישירות מהצ'אט.

לחצו על כפתור הפלוס (+) כדי להעלות מסמך לשיחה, או כדי לחבר מאגר ידע ארגוני קיים:

בגרסה החדשה, תפריט הפלוס בתיבת ההודעה כולל גם הוספת הקשר (Add Context): צירוף דף אינטרנט, קבצים, פתקים, מאגר ידע או צ'אט קודם לשיחה הנוכחית.

צריכים להפיק מכתב, דוח או כתב בי-דין חדש? הסוכן יוצר קבצים חדשים ומוכנים לשימוש.

מה אפשר לעשות?

דוגמאות לבקשות להעתקה:

מה רואים על המסך?

בסיום ההפקה מופיע קישור להורדת הקובץ (ובמשרדי מייקרוסופט 365 גם קישור לפתיחה בוואנדרייב). פרטים חסרים בתבנית נשארים מסומנים בסוגריים מרובעים, כמו [כתובת הנמען], והסוכן מציין מה נותר להשלים.

לסוכן יש כלי חישוב ייעודי ומדויק, מותאם לצרכים משפטיים וחשבונאיים. הוא לא מנחש תוצאות ולא טועה באריתמטיקה.

מה אפשר לעשות?

דוגמאות לבקשות להעתקה:

מה רואים על המסך?

את התוצאה המדויקת, את דרך החישוב, ובמידת הצורך את הסכום במילים (לדוגמה: מאתיים ארבעים ושמונה אלף שבע מאות וחמישים שקלים חדשים ושישים אגורות).

הסוכן מאתר מידע עדכני מחוץ למשרד ומעבד קובצי נתונים מורכבים.

חיפוש מידע באינטרנט

ניתוח קובצי אקסל (Excel) וסי.אס.וי (CSV)

הסוכן קורא גיליונות שצורפו לצ'אט או שנמצאים בענן, מסכם עמודות, מסנן שורות ומפיק דוחות תמציתיים.

יצירה ועריכה של תמונות (בסוכני ג'מיני וצ'אט ג'י.פי.טי בלבד)

הדמיות, תמונות להמחשה ואיורים מתוך תיאור מילולי, ותיקונים על תמונה קיימת.

לסוכן יש זיכרון ארוך-טווח: הוא זוכר את ההעדפות שלכם לאורך זמן, ומאפשר לאתר דברים שנדונו בעבר.

הזיכרון האישי ("תזכור ש...")

הסוכן זוכר פרטים קבועים על אופי העבודה שלכם, כדי שלא תצטרכו להסביר מחדש בכל שיחה:

🔒 מה הזיכרון לעולם לא שומר?

חיפוש בשיחות קודמות

רוצים להיזכר במה שבדקתם בשבוע שעבר? הסוכן מחפש בהיסטוריית השיחות שלכם:

בלחיצה על שם המשתמש בסרגל הצד נפתח תפריט ההגדרות: שליטה בממשק, ייצוא וייבוא היסטוריית שיחות, מחיקת צ'אטים וניהול מרוכז של כל הקבצים שהועלו לסוכן.

בגרסה החדשה (0.13.3):

לחיצה על שם המשתמש בתחתית סרגל הצד פותחת את תפריט המשתמש: סביבה, פתקים, לוח שנה, אוטומציות, הגדרות ועוד. בהגדרות, תחת בקרת נתונים, רואים את כל הקבצים שהעליתם במקום אחד, עם גודל ותאריך, ואפשר לנהל או למחוק אותם:

המערכת פועלת לפי סטנדרטים קפדניים של אבטחת מידע, כדי לשמור על סודיות נתוני המשרד והלקוחות.

🛡️ אישור ידני לכל פעולה

הסוכן לא מבצע פעולה מחוץ למערכת בלי אישור שלכם. בכל אחת מהפעולות הבאות נפתח חלון אישור:

🚨 התרעה על חשד להונאת תשלום

אם הסוכן מזהה במייל או בחשבונית בקשה לשנות פרטי חשבון בנק, או מייל כספי שהגיע מכתובת פרטית (כמו ג'ימייל (Gmail) פרטי), בראש התשובה תופיע אזהרה:

לעולם לא מעבירים כסף לפי פרטי חשבון שהגיעו במייל בלי להתקשר למספר הטלפון הידוע והוותיק של הספק ולוודא בעל פה.

🔍 זיהוי הוראות מוסתרות בקבצים

אם קובץ או מייל מכיל טקסט זדוני שמנסה להורות לסוכן להדליף מידע או לעקוף את הוראות האבטחה, הסוכן מתייחס אליו כנתון בלבד, מסרב לבצע ומתריע בצ'אט.

⚖️ אחריות מקצועית

הסוכן הוא כלי עזר חזק, אבל לא מחליף שיקול דעת מקצועי. מסמכים משפטיים, כתבי טענות, התחייבויות כספיות וסכומים בודקים תמיד לפני שליחה, אישור או חתימה.

נתקלתם בקושי? כאן הפתרון לכל מצב נפוץ, בתוך שניות:

חלון העבודה הוא מחשב קטן בתוך המערכת. אפשר לפתוח בו דפדפן ולגלוש לכל אתר בלי לצאת מהצ'אט, או לפתוח שולחן עבודה מלא עם סייר קבצים ותוכנות משרדיות:

צפייה בקבצים ופתיחתם:

בכרטיסיית הקבצים רואים את כל הקבצים שהעליתם (תיקיית uploads). מעבר עם העכבר על קובץ מציג תצוגה מקדימה, ולחיצה פותחת אותו בכרטיסייה משלו. קובץ אקסל (Excel), למשל, נפתח כגיליון מלא עם עמודות ושורות:

תפריט הקובץ (שלוש הנקודות):

ליד כל קובץ יש כפתור שלוש נקודות עם האפשרויות: פתח, בחר להשוואה, הורד, העתק נתיב, שנה שם ומחק. קובץ וורד (Word) אפשר לפתוח גם בשולחן העבודה ולערוך אותו במעבד תמלילים, ממש כמו במחשב רגיל:

שיחה קולית עם הסוכן:

הכפתור הסגול בתיבת ההודעה פותח שיחה קולית. נפתחת דמות שמקשיבה ועונה בקול, ואפשר להשתיק או לסיים את השיחה בכל רגע. כפתור המיקרופון הקטן שלידו מיועד להכתבה: אומרים את הבקשה בקול והיא נכתבת בתיבת ההודעה.

בחירת מודל ותיקיית עבודה:

לחיצה על שם הסוכן בתחתית תיבת ההודעה פותחת את רשימת המודלים, עם חיפוש וסינון. לידו בוחרים תיקיית עבודה: הסוכן יעבוד על הקבצים שבתיקייה שנבחרה.

מרגע שנבחרה תיקייה, אפשר פשוט לבקש מהסוכן לעבור על הקבצים. בדוגמה כאן הסוכן הפעיל את כלי רשימת הקבצים (list_files), ראה את כל 16 הקבצים בתיקייה וסיכם מה יש בה: