1. ברוכים הבאים למערכת סוכני ה-AI של אוקטב (Octave)

המערכת מאפשרת לכם לעבוד במהירות ובנוחות מול המיילים, היומן והקבצים של המשרד בענן. כותבים לסוכן בשפה רגילה, בעברית, ואין צורך בשום ידע טכני מוקדם.

2. כניסה וחיבור ראשון למערכת

הכניסה מתבצעת ישירות מדפדפן האינטרנט. אין צורך בהתקנת תוכנה.

כניסה למערכת:

1. פותחים את הדפדפן ונכנסים לכתובת המערכת שקיבלתם מאוקטב (Octave).
2. מתחברים עם חשבון העבודה שלכם במייקרוסופט (Microsoft) או בגוגל (Google).
3. במסך הראשי מופיעה תיבת כתיבה להודעות, ובראש המסך רשימת הסוכנים.

צילום מסך: מסך הצ'אט הראשי — תיבת כתיבת ההודעות, כפתור צירוף קבצים וידע (+), בחירת סוכן העבודה וכפתורי שמע.

חיבור הסוכן לחשבון המשרדי (מתבצע פעם אחת בלבד):

1. לוחצים על סמל הכלים (סמל מפתח ברגים) מתחת לתיבת ההודעה.
2. בוחרים מייקרוסופט 365 (Microsoft 365) או גוגל (Google).
3. לוחצים "התחברות" ונכנסים עם חשבון העבודה שלכם.

צילום מסך: תפריט הכלים והיכולות — הפעלת חיבורי מייקרוסופט 365 (Microsoft 365), גוגל (Google) ושליפת מאגרי מידע.

3. איזה סוכן לבחור?

הסוכנים פועלים על מנועי ג'מיני (Gemini), קלוד (Claude) או צ'אט ג'י.פי.טי (ChatGPT). ההבדל העיקרי הוא סביבת החשבון המשרדי:

צילום מסך: בחירת סוכן — מעבר נוח בין סוכן מייקרוסופט 365, סוכן ג'ימייל (Gmail), סוכן ידע וסוכן אינטרנט.

* יצירת תמונות קיימת בסוכני ג'מיני (Gemini) וצ'אט ג'י.פי.טי (ChatGPT) בלבד.

4. ניהול מיילים

הסוכן מחפש הודעות, מסכם אותן ומכין תשובות. הוא גם קורא קבצים שמצורפים למיילים: פי.די.אף (PDF), וורד (Word), אקסל (Excel) ותמונות.

5. יומן ופגישות

הסוכן מראה את לוח הזמנים, מוצא זמנים פנויים וקובע פגישות. הפגישה נקבעת רק לאחר אישורכם בחלון הקופץ, תוך מניעת התנגשויות אוטומטית.

6. חיפוש קבצים ומאגרי ידע בענן

הסוכן מוצא וקורא קבצים בוואנדרייב (OneDrive), בשרפוינט (SharePoint) או בגוגל דרייב (Google Drive): וורד (Word), פי.די.אף (PDF), אקסל (Excel) ופאוורפוינט (PowerPoint).

צילום מסך: תפריט ההוספה (+) לצ'אט — העלאת קבצים מקומיים, צילום, השוואת טקסטים, ושליפת מאגר ידע ארגוני ישירות לשיחה.

מהו מאגר ידע ואיך ניגשים אליו?

מאגר ידע (Knowledge) מכיל את כל מסמכי המפתח של המשרד: נהלים, תבניות, תקנונים ומחירונים. הסוכן מסוגל לשלוף ממנו סעיפים מדויקים ולנסח מסמכים על בסיסו.

צילום מסך: ניהול מאגרי ידע (Knowledge) — רשימת מאגרי המידע הארגוניים של המשרד וכפתור יצירת מאגר חדש.

7. עריכת מסמך וורד (Word) קיים בענן (הכלי החשוב ביותר)

שלבי העריכה:

1. בקשה: כותבים לסוכן איזה שינוי לבצע (מומלץ להוסיף: "עם מעקב שינויים").
2. תצוגה מקדימה: הסוכן מציג טבלה: מה שנמחק מסומן בקו חוצה ומה שנוסף מודגש.
3. חלון אישור: נפתח חלון "💾 לשמור את המסמך?".
4. אישור: נשמר עותק מעודכן בענן עם קישור כחול ישיר לפתיחה.
5. ביטול: שום דבר לא נשמר. כותבים מה לתקן ומקבלים תצוגה חדשה.

בקשות לדוגמה:

8. יצירת מסמכים חדשים ותבניות משרדיות

הסוכן מכין מסמכים חדשים: מכתבים, דוחות, טבלאות וחוזים, כקובץ וורד (Word) או אקסל (Excel) ישירות לפי התבנית הרשמית של המשרד.

9. חישובים, תאריכים וסכומים במילים

לסוכן יש מחשבון מדויק לסכומים, אחוזים, מע"מ (18%) ותאריכים, כולל המרת סכומים למילים בעברית עבור שיקים וחוזים.

10. חיפוש באינטרנט, תמונות וניתוח גיליונות אקסל (Excel)

חיפוש שערי מטבע, חוקים וחדשות, לצד יצירת תמונות משרדיות וניתוח גיליונות אקסל (Excel).

11. זיכרון אישי והיסטוריית שיחות

אפשר לבקש מהסוכן לזכור עובדות והעדפות עבודה. מידע רגיש (סיסמאות, כרטיסי אשראי, מספרי זהות) נחסם אוטומטית משמירה.

צילום מסך: סרגל הצד (Sidebar) — מעבר נוח בין כל השיחות הקודמות, חלוקה לתיקיות ופתיחת שיחה חדשה.

ניהול הזיכרון ארוך הטווח:

ניתן לצפות בכל הזיכרונות שנשמרו, לערוך אותם, למחוק או לכבות את מנגנון הזיכרון בכל עת דרך הגדרות המערכת.

צילום מסך: חלון זיכרון ארוך טווח — מתג הפעלה/כיבוי, חיפוש זיכרונות, עריכה או הסרה (הטקסט האישי מטושטש ומוסווה להגנה על הפרטיות).

12. הגדרות משתמש, התאמה אישית ובקרת נתונים

בלחיצה על שם המשתמש בסרגל הצד נפתח תפריט ההגדרות המאפשר שליטה מלאה בממשק, בנתונים ובאבטחה.

צילום מסך: תפריט פרופיל אישי — גישה להגדרות המערכת, לוח בקרה, פתקים והתנתקות.

בקרת נתונים וניהול קבצים:

ייצוא וייבוא היסטוריית שיחות, מחיקת צ'אטים לצמיתות וניהול מרוכז של כל הקבצים שהועלו לסוכן.

צילום מסך: בקרת נתונים — ייבוא וייצוא היסטוריה (JSON), ארכוב ומחיקת שיחות, ופתיחת מנהל הקבצים.

צילום מסך: מנהל הקבצים — צפייה ברשימת הקבצים, משקלם ומחיקה מהירה באמצעות סמל הפח.

שפה וערכת נושא:

צילום מסך: הגדרות כלליות — בחירת שפת הממשק (עברית - Hebrew) וערכת נושא (כהה / בהיר / מערכת).

13. אבטחה, אישורי פעולות ומניעת הונאות

אישור לכל פעולה חשובה, זיהוי הוראות מוסתרות, והתראה מיוחדת על שינוי פרטי בנק:

הסוכן יכול לטעות – מסמכים משפטיים, תאריכים וסכומים בודקים תמיד לפני חתימה או שליחה.

14. פתרון תקלות נפוצות

15. 15 בקשות נפוצות להעתקה בלחיצה אחת

לחצו על כפתור "העתק" לצד כל בקשה והדביקו ישירות בצ'אט הסוכן:

מיילים

יומן ופגישות

קבצים ועריכה

מסמכים ותבניות משרד

חישובים ותאריכים

אקסל (Excel) וזיכרון